KI-Funktionen für kleine Unternehmen: Was sinnvoll ist und was Sie beachten müssen

Für kleine Unternehmen lohnen sich vor allem KI-Funktionen mit engem Auftrag und menschlicher Kontrolle: Antwortentwürfe, die jemand prüft, bevor sie rausgehen; eingehende Anfragen, die automatisch vorsortiert werden; eine Suche, die nur in Ihren eigenen Inhalten antwortet; Formulare, die Angaben aus einem Dokument vorausfüllen. Riskanter ist ein offener Chatbot, der rund um die Uhr verbindlich zu Preisen, Fristen oder Leistungen antworten soll.

Bevor Sie etwas entwickeln lassen, prüfen Sie, ob Ihre vorhandene Software die Funktion schon mitbringt. Und unabhängig davon, ob Sie kaufen oder bauen: Bei personenbezogenen Daten brauchen Sie in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem KI-Anbieter, und wer mit einem KI-System spricht, muss das nach dem AI Act erkennen können.

Was KI in einer Website oder Web-App realistisch leisten kann

Mit „KI“ sind hier meist große Sprachmodelle gemeint, also Systeme, die Texte verstehen und erzeugen. Sie werden über eine Programmierschnittstelle (API) eines Anbieters angesprochen. Ihre Stärke: Sprache zusammenfassen, umformulieren, einordnen. Ihre Schwäche: Sie können plausibel klingende, aber falsche Antworten geben.

Daraus folgt eine einfache Regel: Je eher ein Mensch das Ergebnis prüft, bevor es Folgen hat, und je enger die Funktion auf Ihre eigenen Inhalte begrenzt ist, desto besser eignet sie sich für den Einstieg. Auch die Datenschutzkonferenz (DSK) weist darauf hin, dass Ergebnisse von KI-Anwendungen mit Personenbezug vor der Weiterverarbeitung auf Richtigkeit geprüft werden müssen.

Anwendungsfälle im Vergleich

Die letzte Zeile ist bewusst drin: Hier sollten kleine Unternehmen ohne rechtliche Beratung nicht ansetzen. Je nach Einsatz, etwa im Beschäftigungsbereich, können solche Systeme nach dem AI Act zudem unter die Regeln für Hochrisiko-Systeme fallen, mit deutlich weitergehenden Pflichten.

Prüfliste für jeden KI-Anwendungsfall

Gehen Sie diese Liste für jede Idee einzeln durch, bevor Sie ein Tool kaufen oder eine Funktion beauftragen.

• Welche konkrete Aufgabe soll die Funktion übernehmen, und wie erledigen Sie sie heute?
• Was passiert, wenn das Ergebnis falsch ist? Wer merkt es, und wann?
• Prüft ein Mensch das Ergebnis, bevor es nach außen geht oder etwas entscheidet?
• Welche Daten gehen an den KI-Anbieter? Sind personenbezogene Daten dabei, die es nicht braucht?
• Gibt es mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO?
• Verwendet der Anbieter Ihre Ein- und Ausgaben zum Training seiner Modelle, und lässt sich das abschalten?
• Werden Daten in ein Land außerhalb der EU übermittelt, und auf welcher Grundlage?
• Trifft die Funktion Entscheidungen über Personen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung? Wenn ja: Mensch entscheidet, nicht das System.
• Erkennen Nutzer, dass sie mit einer KI interagieren, spätestens beim ersten Kontakt?
• Ist die Funktion in Ihrer Datenschutzerklärung beschrieben?
• Gibt es einen fertigen Dienst, der die Aufgabe schon gut erledigt?
• Wie hoch sind die laufenden Kosten pro Nutzung, und wer überwacht sie?

Fertiges Tool oder eigene KI-Funktion?

Viele Programme, die Sie wahrscheinlich schon nutzen, etwa für E-Mail, Bürosoftware, Kundenservice oder Shop, bringen inzwischen KI-Funktionen mit. Für Entwürfe, Zusammenfassungen und Texte ist das oft der einfachste Weg. Prüfen Sie dort dieselben Punkte: Auftragsverarbeitung, Training mit Ihren Daten, Speicherort.

Eine eigene Funktion lohnt sich eher, wenn die KI auf Ihre eigenen Daten zugreifen und in einen bestimmten Ablauf eingebunden sein muss: etwa Anfragen aus Ihrem Formular vorsortieren und direkt der richtigen Person in Ihrer Web-App zuweisen. Eine eigene KI-Funktion ist dabei fast immer ein Baustein in einer Anwendung, nicht das ganze Produkt. Wenn Sie heute Anfragen oder Aufträge noch in einer Tabelle sammeln, lesen Sie zuerst Excel durch eine Web-App ersetzen: Wann es sich lohnt – und wann nicht.

Wie Sie die erste Version einer solchen Funktion klein halten, beschreibt der Beitrag MVP: Welche Funktionen gehören in die erste Version Ihrer Web-App?.

Datenschutz: was die DSK empfiehlt

Die Datenschutzkonferenz, das Gremium der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden, hat 2024 eine Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz veröffentlicht. Für kleine Unternehmen sind vor allem vier Punkte relevant:

• Auftragsverarbeitung: Setzen Sie die KI-Anwendung eines externen Anbieters, etwa als Cloud-Lösung, für eigene Zwecke ein, besteht laut DSK häufig ein Auftragsverarbeitungsverhältnis. Dann ist eine Vereinbarung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO abzuschließen.
• Training: Datenschutzrechtlich vorzugswürdig sind laut DSK Anwendungen, die Ein- und Ausgabedaten nicht zu Trainingszwecken verwenden.
• Keine automatisierte Letztentscheidung: Entscheidungen mit Rechtswirkung dürfen nach Art. 22 DSGVO grundsätzlich nur Menschen treffen. Erarbeitet eine KI Vorschläge, muss der entscheidende Mensch einen tatsächlichen Entscheidungsspielraum haben.
• Richtigkeit prüfen: Ergebnisse mit Personenbezug müssen vor der Weiterverarbeitung überprüft werden.

Dazu kommen die üblichen Grundsätze: eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung (Art. 6 DSGVO) und nur so viele Daten wie nötig. Geben Sie in Eingaben an die KI keine Namen, Gesundheitsangaben oder Vertragsdetails ein, wenn die Aufgabe ohne sie funktioniert.

AI Act: Transparenzpflichten und Zeitplan

Der AI Act unterscheidet zwei Rollen. Anbieter ist, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt. Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich nutzt. Wer ein fertiges Tool einsetzt, ist in der Regel Betreiber. Wer sich einen eigenen Chatbot entwickeln lässt und ihn unter eigenem Namen anbietet, kann selbst als Anbieter gelten. Klären Sie Ihre Rolle im Zweifel rechtlich.

Die wichtigsten Transparenzpflichten aus Art. 50 für kleine Unternehmen:

• Interaktion mit KI (Abs. 1): Anbieter müssen Systeme, die direkt mit Menschen interagieren, so gestalten, dass diese erfahren, dass sie mit einer KI interagieren, es sei denn, das ist aus Sicht einer verständigen Person offensichtlich. Praktisch heißt das: Kennzeichnen Sie einen Chatbot klar als KI, auch wenn Sie nur Betreiber sind.
• Deepfakes und Texte zu Themen von öffentlichem Interesse (Abs. 4): Betreiber müssen offenlegen, dass Deepfakes, also entsprechende Bild-, Ton- oder Videoinhalte, künstlich erzeugt oder manipuliert sind. Für KI-erzeugte Texte, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren sollen, gilt eine Offenlegungspflicht, außer der Text wurde menschlich geprüft und redaktionell verantwortet.
• Zeitpunkt (Abs. 5): Die Information muss klar und erkennbar spätestens bei der ersten Interaktion oder Konfrontation erfolgen.

Zum Zeitplan: Laut EU-Kommission gelten die Transparenzregeln seit August 2026, die Pflichten zur KI-Kompetenz und die ersten Verbote seit dem 2. Februar 2025. Der sogenannte AI-Omnibus, der den AI Act ändert, ist laut Kommission am 27. Juli 2026 in Kraft getreten. Für die Kennzeichnungspflicht von Anbietern generativer KI nach Art. 50 Abs. 2 nennt eine Übersicht der Kanzlei McCann FitzGerald eine Verschiebung auf den 2. Dezember 2026. Diese Angabe haben wir nicht im Amtsblatt selbst geprüft; verlassen Sie sich für Ihre Planung auf den amtlichen Text oder rechtliche Beratung.

Was eine KI-Funktion kostet

Bei KI-Funktionen kommen zu den einmaligen Entwicklungskosten laufende Kosten hinzu: Der KI-Anbieter rechnet meist nach Nutzung ab, dazu kommen Hosting und Wartung. Diese Kosten hängen stark davon ab, wie oft die Funktion genutzt wird und wie viel Text verarbeitet wird. Die allgemeinen Kostentreiber einer Web-App erklärt der Beitrag Was kostet eine Web-App?.

Zur Einordnung: Ichii entwickelt und betreibt auch eigene Produkte mit KI-Funktionen, etwa Raumy: Nutzer laden ein Foto ihres Raums hoch und erhalten KI-generierte Einrichtungsvarianten, die sie nach Stil, Farben, Materialien und Möbeln anpassen können. Für Kundenprojekte gilt: Kleine, klar umrissene Web-Apps beginnen bei 1.999 € netto, einmalig, mit festem Angebot nach den vereinbarten Funktionen. Das gilt nicht für KI-Produkte im Allgemeinen. Laufende Kosten für die KI-Nutzung, Hosting und technische Wartung (ab 29 € im Monat) kommen separat hinzu, und das Training eigener Modelle oder komplexe Plattformen liegen außerhalb dieses Rahmens.

Ihr nächster Schritt

Wählen Sie den einen Anwendungsfall aus der Tabelle, der Ihnen am meisten Zeit sparen würde, und gehen Sie die Prüfliste durch. Prüfen Sie dann, ob Ihre vorhandene Software ihn schon abdeckt. Wenn nicht und die Funktion in Ihren eigenen Ablauf gehört, beschreiben Sie ihn mit der Vorlage für ein Web-App-Briefing und schicken Sie uns eine Anfrage für eine Web-App.