Web-App-Briefing: So beschreiben Sie Ihre Idee – ohne Fachchinesisch

Um eine Web-App anfragen zu können, brauchen Sie kein technisches Konzept und kein hundertseitiges Lastenheft. Sie brauchen eine klare Beschreibung, was die Anwendung für wen erledigen soll: welches Problem sie löst, wer sie nutzt, welcher Ablauf im Mittelpunkt steht, welche Daten gespeichert werden und was ausdrücklich nicht dazugehört.

Zwei bis fünf Seiten reichen dafür meist. Wie die Anwendung technisch gebaut wird, entscheidet der Entwickler. Unten finden Sie eine Vorlage zum Kopieren und zu jedem Abschnitt eine kurze Ausfüllhilfe.

Lastenheft, Pflichtenheft, Briefing: was ist was?

Im Projektmanagement unterscheidet man zwei Dokumente. Das Lastenheft schreibt der Auftraggeber: Es fasst seine Anforderungen an die Leistung zusammen. Das Pflichtenheft schreibt der Auftragnehmer: Es beschreibt, wie er diese Anforderungen umsetzen will. Den Begriff Lastenheft definiert die Norm DIN 69901-5 als die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen.

Ein Web-App-Briefing ist ein schlankes Lastenheft. Für eine kleine, klar umrissene Anwendung brauchen Sie kein formales Dokument nach Norm. Wichtig ist nur die Rollenverteilung: Sie beschreiben Ihre Anforderungen, der Entwickler schlägt die Lösung vor und fasst den vereinbarten Umfang im Angebot schriftlich zusammen.

Was ein gutes Briefing bewirkt

• Vergleichbare Angebote: Wenn alle Anbieter dieselbe Beschreibung bekommen, kalkulieren sie denselben Umfang.
• Realistische Preise: Rollen, Daten und Anbindungen sind die größten Kostentreiber. Stehen sie im Briefing, muss niemand raten.
• Weniger Nachträge: Was im Briefing ausgeschlossen ist, wird später nicht stillschweigend erwartet.
• Ein klarer Maßstab: Mit Erfolgskriterien können Sie bei der Abnahme prüfen, ob die App tut, was sie soll.

Die Vorlage zum Kopieren

So füllen Sie die Abschnitte aus

Problem und Ziel: beim Schmerz anfangen

Beschreiben Sie, was heute schiefgeht, nicht welche Funktionen Sie sich wünschen. „Rückrufbitten gehen zwischen drei Postfächern verloren“ sagt einem Entwickler mehr als „Wir brauchen ein CRM“. Aus dem Problem lässt sich die passende Lösung ableiten – manchmal ist es sogar eine fertige Software.

Nutzer und Rollen: wer sieht was?

Eine Rolle ist eine Gruppe von Nutzern mit denselben Rechten. Notieren Sie für jede Rolle, was sie sehen, anlegen, ändern und löschen darf. Je weniger Rollen, desto einfacher die App. Wenn Kunden nur ein Formular ausfüllen und sich nie anmelden, sind sie keine eigene Rolle mit Login – auch das gehört ins Briefing.

Kernablauf und User Stories

Eine User Story ist ein Satz aus Nutzersicht: „Als Büroleitung möchte ich alle offenen Anfragen nach Datum sortiert sehen, damit keine liegen bleibt.“ Das Format zwingt Sie, für jede Funktion einen Nutzen zu nennen. Funktionen ohne erkennbaren Nutzen sind Kandidaten für eine spätere Version.

Daten: so wenig wie möglich, so viel wie nötig

Listen Sie jedes Feld auf, das gespeichert werden soll, und fragen Sie sich bei jedem: Brauchen wir das wirklich? Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten auf das für den Zweck notwendige Maß beschränkt sind (Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c). Weniger Felder bedeuten außerdem weniger Entwicklungsaufwand.

Für jede Verarbeitung braucht es zudem eine Rechtsgrundlage, etwa die Erfüllung eines Vertrags oder eine Einwilligung (Art. 6 DSGVO). Diese Frage müssen nicht Sie im Briefing beantworten. Wenn Sie den Zweck jeder Datenart notieren, lässt sie sich aber später leichter klären.

Anbindungen: Export zuerst prüfen

Notieren Sie jedes Programm, mit dem die App Daten austauschen soll, und wie oft. Oft reicht in Version eins ein Export als Tabelle, den Sie selbst weiterverarbeiten. Eine Live-Anbindung an ein ERP- oder Warenwirtschaftssystem ist ein eigenes, deutlich größeres Projekt.

Ausdrücklich nicht enthalten

Dieser Abschnitt ist der wertvollste der ganzen Vorlage. Alles, was hier steht, ist für alle Beteiligten klar ausgeschlossen. Typische Kandidaten: Kundenkonten, mobile Apps im App Store, Mehrsprachigkeit, Statistiken, Zahlungen. Wie Sie entscheiden, was in die erste Version gehört, zeigt MVP: Funktionen für die erste Version.

Budget und Termin offen nennen

Ein Budgetrahmen ist kein Verhandlungsnachteil. Er hilft dem Anbieter, eine Lösung vorzuschlagen, die in Ihren Rahmen passt, statt die teuerste Variante zu kalkulieren. Welche Faktoren den Preis bestimmen, erklärt Was kostet eine Web-App?.

Datenschutz und Sicherheit: Fragen fürs Briefing

• Werden personenbezogene Daten gespeichert, und welche genau?
• Sind besonders sensible Daten dabei, etwa Gesundheitsdaten?
• Welche Dienstleister verarbeiten die Daten (Hosting, E-Mail-Versand, KI-Dienste)? Mit jedem ist in der Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO nötig.
• Wo sollen die Daten gehostet werden, und ist Ihnen ein Standort in der EU wichtig?
• Wann werden Daten gelöscht?
• Wer darf welche Daten sehen? Fehlerhafte Zugriffskontrolle steht in der OWASP Top 10 (2025), der Referenzliste der kritischsten Sicherheitsrisiken von Webanwendungen, auf Platz eins.
• Soll die App barrierefrei nutzbar sein? Als Maßstab dient die Richtlinie WCAG 2.2 des W3C.

Was nicht ins Briefing gehört

• Technologie: Programmiersprache, Framework oder Datenbank. Wenn Sie hier Vorgaben machen, schließen Sie gute Lösungen aus.
• Fertige Entwürfe für jeden Bildschirm: Skizzen und Beispiele helfen, ein komplettes Design im Voraus bindet zu früh.
• Wunschlisten ohne Priorität: Zwanzig gleichrangige Funktionen lassen sich nicht sinnvoll kalkulieren.

Wenn Sie beim Ausfüllen merken, dass Nutzer sich gar nicht anmelden und keine eigenen Daten verwalten, brauchen Sie womöglich keine Web-App. Prüfen Sie das mit Website oder Web-App.

Wie Ichii mit Ihrem Briefing arbeitet

Bei Ichii ist Ihr Briefing die Grundlage für ein Gespräch per Zoom. Danach fassen wir den Umfang schriftlich zusammen und nennen vor Projektstart einen festen Preis für genau diese Funktionen. Kleine, klar umrissene Web-Apps beginnen bei 1.999 € netto, einmalig; je mehr Rollen, Schnittstellen oder Sonderlogik Ihr Briefing enthält, desto höher liegt er. Vorhaben mit ERP-Anbindung oder vielen Schnittstellen liegen außerhalb dieses Rahmens. Hosting, Drittdienste und technische Wartung (ab 29 € im Monat) werden separat berechnet.

Ihr nächster Schritt

Kopieren Sie die Vorlage und füllen Sie zuerst nur die Abschnitte 1 bis 5 und 9 aus. Das dauert meist weniger als eine Stunde. Kürzen Sie Ihre User Stories danach auf das, was die erste Version wirklich braucht, und schicken Sie das Ergebnis mit Ihrer Web-App-Anfrage. Unvollständige Abschnitte klären wir gemeinsam.