Was kostet eine Web-App? Kostentreiber und Aufwand realistisch einschätzen

Was eine Web-App kostet, hängt weniger von der Zahl der Bildschirme ab als davon, was im Hintergrund passiert: wer sich anmeldet, welche Daten gespeichert werden, mit welchen anderen Systemen die Anwendung spricht und ob Geld fließt. Ein internes Werkzeug mit einem Login und drei Formularen ist ein anderes Projekt als ein Kundenportal mit Zahlungen und Anbindung an die Buchhaltung.

Einen seriösen Pauschalpreis „für eine App“ gibt es deshalb nicht. Sie können den Aufwand aber gut selbst einschätzen, wenn Sie die Kostentreiber Ihrer Idee kennen, die erste Version bewusst klein halten und die laufenden Kosten von Anfang an mitrechnen.

Was eine Web-App von einer Website unterscheidet

Eine Web-App ist eine Anwendung, die im Browser läuft – ohne Installation aus dem App Store. Mit Webtechnologien gebaute Apps können auf Smartphone, Tablet und Desktop aus einer einzigen Codebasis laufen und sich auf Wunsch sogar installieren lassen wie eine herkömmliche App. Für viele Geschäftsideen brauchen Sie also keine getrennten Apps für iOS und Android.

Eine Website informiert, eine Web-App arbeitet. Sobald Nutzer sich anmelden, Daten eingeben und später wiederfinden, entsteht Logik, die geplant, gebaut, getestet und abgesichert werden muss. Ein Kontaktformular oder ein eingebettetes Buchungs-Widget macht aus einer Website noch keine Web-App. Ob Sie überhaupt eine brauchen, klärt der Beitrag Website oder Web-App.

Die Kostentreiber im Überblick

Gehen Sie die Tabelle Zeile für Zeile durch und markieren Sie, welche Spalte auf Ihre Idee zutrifft. Je mehr Zeilen rechts landen, desto größer das Projekt.

Eine Schnittstelle (englisch API) ist eine festgelegte Art, wie zwei Programme Daten austauschen – etwa Ihre App und Ihr Kalender oder Ihr Zahlungsanbieter.

Warum diese Punkte den Aufwand vervielfachen

Jede Rolle ist eine eigene Anwendung im Kleinen

Kunden sehen nur ihre eigenen Daten, Mitarbeitende sehen alle, die Verwaltung darf zusätzlich löschen. Jede Rolle braucht eigene Ansichten, eigene Regeln und eigene Tests. Fehlerhafte Zugriffskontrolle – also Nutzer, die Daten sehen oder ändern können, die nicht für sie bestimmt sind – steht in der aktuellen OWASP Top 10 (2025), der Referenzliste der kritischsten Sicherheitsrisiken von Webanwendungen, an erster Stelle. Diese Sorgfalt kostet Zeit, und sie lässt sich nicht weglassen.

Schnittstellen sind der am häufigsten unterschätzte Posten

Eine Anbindung an einen anderen Dienst bedeutet: Dokumentation lesen, Testzugänge einrichten, Fehlerfälle abfangen (was passiert, wenn der Dienst nicht antwortet?) und auf Änderungen des Anbieters reagieren. Datenabgleich in beide Richtungen ist deutlich aufwendiger als ein einfacher Export.

Werden dabei personenbezogene Daten an einen Dienstleister übermittelt, etwa an einen Hosting-, E-Mail- oder KI-Anbieter, brauchen Sie in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Auch das gehört zur Einrichtung.

Zahlungen sind mehr als ein Bezahl-Button

Den Zahlungsvorgang selbst übernimmt ein Zahlungsanbieter. Ihre App muss aber wissen, was bei abgebrochenen, fehlgeschlagenen oder erstatteten Zahlungen passiert, und wer die Rechnung erstellt. Abos und Gutschriften erweitern das noch einmal.

Den Verwaltungsbereich vergisst man gern

Irgendjemand muss Datensätze anlegen, korrigieren, sperren und exportieren. Ein schlichter Verwaltungsbereich ist überschaubar. Auswertungen und Dashboards sind dagegen eigene Funktionen mit eigenem Aufwand.

Design: Designsystem oder Einzelanfertigung

Ein erprobtes Designsystem liefert fertige, getestete Bausteine wie Formulare, Tabellen und Buttons. Ein komplett individuelles Interface muss dagegen entworfen, abgestimmt und für jede Bildschirmgröße einzeln umgesetzt werden.

Rechenbeispiel: dieselbe Idee in zwei Umfängen

Laufende Kosten: was nach dem Launch weiterläuft

Der einmalige Entwicklungspreis ist nicht alles. Rechnen Sie diese Posten von Anfang an ein:

• Hosting und Datenbank: monatliche Kosten, die mit der Nutzung wachsen können.
• Drittdienste: E-Mail-Versand, Zahlungsanbieter (meist Gebühren pro Transaktion), Kartendienste oder KI-Schnittstellen, die oft nach Verbrauch abrechnen.
• Wartung und Sicherheitsupdates: Das BSI nennt ausreichendes Schwachstellen- und Patchmanagement als zentrale Maßnahme für Webanwendungen und empfiehlt, die eingesetzten Komponenten regelmäßig auf Sicherheitslücken zu prüfen.
• Backups: Die DSGVO verlangt für personenbezogene Daten unter anderem die Fähigkeit, sie nach einem Zwischenfall rasch wiederherzustellen (Art. 32). Ohne getestete Sicherungen geht das nicht.
• Weiterentwicklung: Neue Funktionen nach dem Launch sind eigene Aufträge.

Fertige Software oder Eigenentwicklung?

Die günstigste Web-App ist die, die Sie nicht bauen lassen müssen. Für Terminbuchung, Rechnungsstellung, Newsletter, einfache Formulare oder Projektlisten gibt es ausgereifte Software zum Monatspreis. Wenn ein solches Werkzeug Ihren Kernablauf abdeckt, ist es fast immer die bessere Wahl.

Eine Eigenentwicklung lohnt sich eher, wenn Ihr Ablauf ungewöhnlich ist und Standardsoftware nur mit Umwegen passt, wenn Sie heute mehrere Tools und Tabellen mühsam zusammenkleben oder wenn die Anwendung Teil Ihres Angebots an Kunden ist. Ein typischer Fall ist die gewachsene Excel-Tabelle; dazu mehr im Beitrag Tabelle durch eine Web-App ersetzen.

So beeinflussen Sie den Preis selbst

• Eine Kernfunktion zuerst: Was muss die erste Version können, damit sie nützt? Wie Sie das entscheiden, zeigt MVP: Funktionen für die erste Version.
• Schriftlich beschreiben: Ein gutes Briefing verhindert Missverständnisse und Nachträge. Eine Vorlage finden Sie im Web-App-Briefing.
• Weniger Rollen zum Start: Kundenkonten lassen sich oft in Version zwei ergänzen.
• Manuell vor automatisch: Ein CSV-Export, den Ihr Büro einmal pro Woche in die Buchhaltung lädt, ist viel günstiger als eine Live-Schnittstelle.
• Designsystem statt Einzelanfertigung: spart Entwurfs- und Abstimmungszeit.
• Festes Angebot: Bestehen Sie auf einem schriftlich vereinbarten Umfang vor dem Start.

Wo der Einstiegspreis von Ichii passt – und wo nicht

Ichii entwickelt kleine, klar umrissene Web-Apps ab 1.999 € netto, einmalig; den Endpreis legen wir anhand der vereinbarten Funktionen in einem festen Angebot vor Projektstart fest. Dieser Einstieg passt zu Projekten wie Variante A oben. Er bedeutet nicht, dass jede SaaS-Plattform, jedes KI-Tool, Portal oder Buchungssystem so viel kostet: Vorhaben mit ERP-Anbindung, vielen Schnittstellen oder komplexen Rollenmodellen liegen außerhalb dieses Umfangs. Hosting, Drittdienste und die technische Wartung ab 29 € im Monat (Umfang individuell vereinbart) kommen separat hinzu.

Ihr nächster Schritt

Ordnen Sie Ihre Idee mit der Tabelle oben ein. Landen die meisten Zeilen bei „Klein“, beschreiben Sie in wenigen Sätzen Nutzer, Kernablauf und gespeicherte Daten und schicken Sie uns eine Anfrage zur Web-App. Landen viele Zeilen ganz rechts, prüfen Sie zuerst fertige Branchensoftware oder einen Anbieter, der auf große Integrationsprojekte spezialisiert ist.