Kontaktformular: Welche Pflichtfelder sind wirklich nötig?

Für die meisten Firmenwebsites reichen drei Pflichtfelder: Name, E-Mail-Adresse und Nachricht. Alles andere, etwa Telefonnummer, Unternehmen oder Zeitrahmen, ist besser optional. Felder, die Sie für die erste Antwort nicht brauchen, lassen Sie ganz weg.

Ein Gesetz, das bestimmte Pflichtfelder vorschreibt, gibt es nicht. Die DSGVO gibt aber einen Grundsatz vor: Daten müssen auf das für den Zweck notwendige Maß beschränkt sein (Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c). Für ein Kontaktformular heißt das: Pflicht ist nur, was Sie zum Beantworten der Anfrage wirklich brauchen.

Dieser Beitrag behandelt nur das Formular selbst. Wenn trotz Formular keine Anfragen kommen, hilft die Diagnose im Beitrag Besucher, aber keine Anfragen.

Die Feldtabelle: Pflicht, optional oder weglassen

Die Tabelle gilt für ein typisches Kontaktformular einer Dienstleistungs-Website. Wenn Sie einen guten Grund für eine Abweichung haben, etwa weil Sie ausschließlich telefonisch beraten, dokumentieren Sie ihn kurz.

Einordnung: Diese Einstufung ist eine praktische Empfehlung auf Grundlage der Datenminimierung, keine gesetzliche Liste. Ein Formular, das Name und E-Mail optional lässt, ist nicht falsch, wenn Sie auch anonyme Fragen beantworten wollen.

Warum die Telefonnummer meist optional sein sollte

Die Telefonnummer ist das klassische Streitfeld. Wenn Sie Anfragen per E-Mail beantworten können, brauchen Sie die Nummer nicht zwingend. Als Pflichtfeld wäre sie dann schwer mit dem Grundsatz zu vereinbaren, dass Daten „auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt“ sein müssen.

Anders kann es aussehen, wenn Sie nachweislich nur telefonisch beraten, etwa bei einem Notdienst. Dann sollte das im Formular erklärt werden. Als optionales Feld mit dem Hinweis „für einen Rückruf“ bekommen Sie die Nummer von allen, die tatsächlich angerufen werden möchten.

Auch Googles Entwicklerseite web.dev rät in einem Leitfaden zu Formularen: Fragen Sie keine Daten ab, die Sie nicht brauchen. Jedes zusätzliche Feld macht das Formular länger, und gespeicherte Daten bedeuten Verantwortung.

Datenschutzhinweis direkt am Formular

Nach Art. 13 DSGVO informieren Sie Menschen zum Zeitpunkt der Erhebung, unter anderem über den Verantwortlichen, den Zweck, die Rechtsgrundlage, die Speicherdauer und ihre Rechte. Das steht ausführlich in Ihrer Datenschutzerklärung. Am Formular genügt in der Praxis meist ein kurzer Satz mit Link dorthin.

Passen Sie den Text an Ihre tatsächliche Praxis an. Der Hinweis zur Löschung folgt dem Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO): Daten nur so lange, wie sie für den Zweck erforderlich sind. Wie lange das bei Ihnen ist, hängt auch von steuer- und handelsrechtlichen Pflichten ab.

Brauchen Sie eine Einwilligungs-Checkbox?

Viele Formulare zeigen eine Pflicht-Checkbox „Ich willige in die Verarbeitung meiner Daten ein“. Für die bloße Beantwortung einer Anfrage ist das oft nicht die passende Konstruktion. Die DSGVO kennt neben der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) weitere Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b: Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, etwa bei einer Angebotsanfrage.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f: berechtigte Interessen, etwa bei allgemeinen Fragen, sofern die Interessen der Person nicht überwiegen.

Welche Rechtsgrundlage für Ihr Formular passt, hängt vom Einzelfall ab und sollte in Ihrer Datenschutzerklärung stehen. Lassen Sie das von Ihrer Datenschutzberatung oder einer Anwältin bzw. einem Anwalt prüfen. Anders liegt es bei zusätzlichen Zwecken wie einem Newsletter: Dafür brauchen Sie eine eigene, freiwillige Einwilligung, zum Beispiel eine nicht vorausgewählte Checkbox.

Barrierefreiheit: Beschriftungen, Pflichtfelder, Fehler

Ein Formular, das nicht jeder bedienen kann, verliert Anfragen. Die wichtigsten Regeln aus den Web-Standards:

• Sichtbare Beschriftung für jedes Feld. WCAG 2.2 verlangt Beschriftungen oder Anweisungen, wenn Eingaben erwartet werden (Erfolgskriterium 3.3.2, Stufe A). Ein Platzhaltertext im Feld reicht nicht, weil er beim Tippen verschwindet.
• Pflichtfelder in der Beschriftung kennzeichnen, zum Beispiel mit „(Pflichtfeld)“ oder umgekehrt optionale Felder mit „(optional)“. Wenn Sie ein Sternchen verwenden, erklären Sie es am Anfang des Formulars.
• Fehlermeldungen, die erklären, was falsch ist und wie man es behebt, etwa „Bitte geben Sie eine E-Mail-Adresse mit @ an“.
• Passende Feldtypen und autocomplete, damit Smartphones die richtige Tastatur zeigen und Browser Name, E-Mail und Telefon automatisch ausfüllen können.
• Erfolgsmeldung nach dem Absenden, damit klar ist, dass die Anfrage angekommen ist.

Spam-Schutz ohne Bilderrätsel

Bilderrätsel (CAPTCHAs) sind für viele Menschen ein Hindernis. Die W3C-Arbeitsgruppe für Barrierefreiheit schreibt, dass CAPTCHAs Menschen mit Behinderungen oft daran hindern, eine Aufgabe zu erledigen, und beschreibt Alternativen. Für ein kleines Kontaktformular reichen oft:

• Honeypot: ein für Menschen unsichtbares Feld, das nur Bots ausfüllen. Das W3C-Dokument nennt diesen Ansatz einfach umsetzbar und empfehlenswert zu prüfen.
• Begrenzung der Häufigkeit: Ein Absender kann nur eine bestimmte Zahl von Anfragen in kurzer Zeit senden.
• Serverseitige Prüfung: etwa Mindestzeit zwischen Laden und Absenden, Plausibilität der Eingaben.
• Spam-Filter im Postfach für den Rest.

Wenn Sie einen externen CAPTCHA-Dienst einsetzen, prüfen Sie zusätzlich, ob dabei Daten an Dritte gehen oder Informationen im Endgerät gespeichert werden. Das kann Folgen für Ihre Datenschutzerklärung haben und eine Einwilligung nach § 25 TDDDG erforderlich machen, der Regel für Cookies und ähnliche Technologien.

Vorher und nachher

Welche Fragen Ihnen bei einer Anfrage helfen, ohne das Formular zu überladen, hängt auch davon ab, was auf Ihren Seiten schon beantwortet wird. Hinweise zu Seitenstruktur und Inhalten gibt der Beitrag Welche Seiten braucht eine Firmenwebsite?.

Bei Ichii gehört zur Firmenwebsite mit bis zu 10 Seiten (einmalig 790 € netto zzgl. USt.) eine Kontaktmöglichkeit. Welche Felder Ihr Formular abfragt, legen wir gemeinsam fest. Die Texte für Datenschutzerklärung und Impressum stellen Sie bereit; die rechtliche Prüfung übernimmt Ihre Rechtsberatung.

Ihr nächster Schritt

Gehen Sie Ihr aktuelles Formular mit der Feldtabelle durch und streichen Sie jedes Pflichtfeld, das Sie für die erste Antwort nicht brauchen. Wenn Sie eine neue Website planen, notieren Sie die gewünschten Felder gleich im Briefing. Eine Vorlage dafür finden Sie im Beitrag zum Website-Briefing, Leistungen und Preis unserer Firmenwebsite auf der Angebotsseite.