Website-Briefing: Vorlage und Leitfaden für Ihre neue Firmenwebsite

Ein gutes Website-Briefing beantwortet auf ein bis zwei Seiten, was Ihre Website erreichen soll, für wen sie gedacht ist, welche Seiten und Funktionen sie braucht, welche Inhalte schon fertig sind, in welchen Sprachen sie erscheint, bis wann sie online sein soll und welcher Budgetrahmen realistisch ist.

Mehr braucht es für eine kleine Firmenwebsite nicht. Ein Pflichtenheft mit dreißig Seiten wäre für fünf bis zehn Unterseiten übertrieben. Zu wenig ist aber auch ein Problem: Wer nur „eine moderne Website für meinen Betrieb“ anfragt, bekommt Angebote, die sich kaum vergleichen lassen, weil jeder Anbieter etwas anderes annimmt.

Unten finden Sie eine Vorlage zum Kopieren, Hinweise zum Ausfüllen und ein ausgefülltes Beispiel.

Wozu ein Briefing dient – und wozu nicht

Ein Briefing ist Ihre Beschreibung des Vorhabens aus Sicht des Unternehmens. Es sagt, was die Website leisten soll, nicht wie sie technisch gebaut wird. Welches System, welcher Hoster, welche Schriftart: Das darf der Anbieter vorschlagen.

Es hat drei Aufgaben. Erstens zwingt es Sie, Entscheidungen vor dem Projekt zu treffen statt mittendrin. Zweitens bekommen Sie Angebote, die auf derselben Grundlage beruhen. Drittens wird das Erstgespräch kürzer und konkreter, weil die Grundfragen schon beantwortet sind.

Ein Briefing ist kein Vertrag. Verbindlich wird erst der Umfang, den Sie mit dem gewählten Anbieter schriftlich festhalten.

Die Vorlage zum Kopieren

Kopieren Sie die Vorlage in ein Dokument oder direkt in eine E-Mail. Schreiben Sie hinter jeden Punkt Ihre Antwort. Wenn Sie etwas noch nicht wissen, schreiben Sie „offen“ – das ist hilfreicher als eine geratene Antwort.

So füllen Sie die wichtigsten Punkte aus

Ziel und Hauptaktion

Entscheiden Sie sich für eine Hauptaktion. Eine Website, die gleichzeitig zum Anrufen, zum Newsletter, zum Online-Shop und zur Bewerbung führen soll, führt am Ende oft nirgendwohin. Nebenaktionen dürfen bleiben, aber eine sollte Vorrang haben.

Seitenliste

Schreiben Sie die Seiten auf, die Sie sich vorstellen, auch wenn die Liste noch nicht perfekt ist. Impressum und Datenschutzerklärung gehören in jede Liste. Ob ein Onepager reicht oder jede Leistung eine eigene Seite braucht, klärt der Artikel Welche Seiten braucht eine Firmenwebsite?.

Die Seitenzahl ist einer der wichtigsten Preistreiber. Zählen Sie deshalb mit und notieren Sie die geplante Anzahl.

Stand der Inhalte: der unterschätzte Punkt

Die Frage „Wer schreibt die Texte?“ entscheidet oft mehr über Preis und Dauer als das Design. Viele Angebote setzen voraus, dass Sie fertige Texte liefern; Texterstellung ist dann eine eigene Leistung. Wenn Sie hier ehrlich „müssen noch geschrieben werden“ angeben, können Anbieter das einplanen.

Bei Bildern zählen die Rechte. Nach § 31 UrhG bestimmt sich der Umfang eines Nutzungsrechts nach dem Vertragszweck, wenn die Nutzungsarten nicht ausdrücklich genannt sind. Klären Sie deshalb mit Ihrem Fotografen oder der Bildagentur, ob die Fotos auf Ihrer Website genutzt werden dürfen, und markieren Sie im Briefing alles, was unklar ist.

Sprachen

Eine zweite Sprache ist mehr als ein Übersetzungsauftrag. Google empfiehlt, pro Seite nur eine Sprache zu verwenden und für jede Sprachversion eine eigene URL anzulegen, statt die Sprache über Cookies oder Browsereinstellungen umzuschalten. Aus fünf Seiten werden also zehn. Schreiben Sie ins Briefing, ob wirklich alle Seiten zweisprachig sein müssen oder nur die wichtigsten.

Kontaktformular

Überlegen Sie, welche Angaben Sie wirklich brauchen, um eine Anfrage zu beantworten. Die DSGVO verlangt in Art. 5 Abs. 1 lit. c, dass Daten „auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt“ sind. Welche Felder sinnvoll sind, erklärt der Artikel Kontaktformular: Welche Pflichtfelder sind wirklich nötig?.

Impressumsangaben

Diese Daten kann nur Ihr Unternehmen liefern. § 5 DDG legt fest, was ins Impressum gehört, unter anderem Name und Anschrift, bei juristischen Personen Rechtsform und Vertretungsberechtigte, eine E-Mail-Adresse, Registereintrag und Registernummer sowie die USt-IdNr., sofern vorhanden. Für reglementierte Berufe kommen Kammer, Berufsbezeichnung und berufsrechtliche Regelungen hinzu. Wer diese Angaben schon im Briefing sammelt, vermeidet eine typische Verzögerung kurz vor dem Launch.

Budgetrahmen

Viele scheuen sich, ein Budget zu nennen. Ein Rahmen hilft aber beiden Seiten: Anbieter können sagen, was dafür realistisch ist, statt ins Blaue zu kalkulieren. Nennen Sie getrennt, was Sie einmalig ausgeben möchten und was monatlich für Hosting und Wartung möglich ist. Woraus sich die Kosten zusammensetzen, steht im Artikel Was kostet eine Firmenwebsite?.

Ein ausgefülltes Beispiel

An diesem Beispiel sieht ein Anbieter sofort: sieben Seiten, eine Sprache, ein Standardformular, aber offene Leistungstexte. Er kann also entweder mit Texterstellung kalkulieren oder klar sagen, dass die Texte vom Betrieb kommen müssen.

Häufige Lücken im Briefing

Wann Sie kein ausführliches Briefing brauchen

Wenn Sie eine einfache Visitenkarten-Website mit Startseite, Kontakt, Impressum und Datenschutzerklärung selbst mit einem Baukasten bauen, brauchen Sie kein formales Briefing. Eine Liste mit Seiten und Texten genügt.

Auch für eine Anfrage bei einem Anbieter mit festem Paket reichen oft die Abschnitte 1 bis 4 und 10. Die übrigen Punkte klären Sie dann im Gespräch.

Was danach passiert

Mit dem Briefing in der Hand fragen Sie zwei oder drei Anbieter an. Wie Sie deren Angebote danach Punkt für Punkt nebeneinanderlegen, zeigt der Artikel Website-Angebote vergleichen. Was nach der Auftragserteilung passiert, beschreibt So läuft ein Website-Projekt ab.

Bei Ichii können Sie das ausgefüllte Briefing direkt an info@ichii.de schicken oder die wichtigsten Punkte in das Anfrageformular übernehmen. Unser Paket für Firmenwebsites umfasst bis zu 10 Seiten in einer Sprache mit Ihren fertigen Texten und Bildern für einmalig 790 € netto. Texterstellung, weitere Sprachen oder individuelles Design bieten wir separat an – genau deshalb helfen uns die Abschnitte 4 und 5 der Vorlage, den Aufwand ehrlich einzuschätzen.

Ihr nächster Schritt

Kopieren Sie die Vorlage, nehmen Sie sich eine Stunde Zeit und füllen Sie aus, was Sie wissen. Markieren Sie den Rest als „offen“. Wenn Sie danach mit uns sprechen möchten, schicken Sie das Briefing über unsere Projektanfrage.