Webdesign-Agentur oder Freelancer: Was passt besser zu Ihrem Projekt?

Für eine überschaubare Firmenwebsite mit klarem Umfang ist ein erfahrener Freelancer oft die passende und günstigere Wahl. Eine Agentur lohnt sich eher, wenn viele Disziplinen gleichzeitig gebraucht werden: Konzept, Texte, Design, Entwicklung und SEO bei einem Relaunch mit vielen Seiten, ein Shop mit Schnittstellen oder eine Web-App, die zuverlässig weiterentwickelt werden muss.

Dazwischen gibt es eine dritte Option, die in vielen Vergleichen fehlt: kleine Studios und Festpreis-Pakete mit fest definiertem Leistungsumfang. Sie passen, wenn Ihr Projekt in ein solches Paket hineinpasst, und schlecht, wenn es das nicht tut.

Entscheidend ist also weniger die Frage „Agentur oder Freelancer?“ als diese: Wie viele Fähigkeiten braucht Ihr Projekt, wie groß ist das Risiko, wenn eine Person ausfällt, und was muss nach dem Launch passieren?

Hinweis in eigener Sache: Dieser Ratgeber wird von Ichii veröffentlicht. Ichii ist ein kleines Studio, das Firmenwebsites und kleine Web-Apps zum Festpreis anbietet, und gehört damit zur dritten Option, die unten beschrieben wird.

Die drei Modelle im Überblick

Die Begriffe sind nicht geschützt. „Agentur“ kann ein Team von 40 Personen sein oder zwei Gründer mit einem Netzwerk aus freien Mitarbeitern. „Freelancer“ kann eine Designerin sein, die nur gestaltet, oder ein Entwickler, der Design, Technik und Hosting aus einer Hand anbietet. Fragen Sie deshalb immer, wer konkret an Ihrem Projekt arbeitet.

Keines der Modelle ist automatisch besser. Ein Freelancer mit zehn Jahren Erfahrung in Ihrer Art von Projekt liefert oft bessere Arbeit als eine Agentur, die Ihr Projekt an einen Junior gibt. Umgekehrt kann eine Agentur ein Projekt retten, das für eine Einzelperson schlicht zu groß ist.

Kostenstrukturen: was Sie wirklich vergleichen

Freelancer haben in der Regel geringere Fixkosten als Agenturen, etwa weil Projektleitung, Vertrieb und Büro für ein Team entfallen. Das spiegelt sich oft im Preis. Wie hoch Stundensätze tatsächlich sind, lässt sich aber nur mit einer echten Erhebung beantworten, nicht mit Schätzungen aus Anbieterblogs.

Die einzige aktuelle Erhebung, die wir für diesen Artikel prüfen konnten, ist der Freelancer-Kompass 2026 der Plattform freelancermap. Dafür wurden laut Herausgeber rund 5.400 registrierte Nutzer der Plattform zwischen dem 17.11.2025 und dem 08.02.2026 in vier Befragungen befragt. Der durchschnittliche Stundensatz über alle Fachgebiete lag bei 103 €.

Für die Fachgebiete, die für ein Webprojekt relevant sind, nennt freelancermap diese Durchschnittswerte für 2026:

Lesen Sie diese Zahlen mit Vorsicht. Es handelt sich um Selbstauskünfte von Nutzern einer IT-lastigen Projektplattform, also nicht um einen repräsentativen Querschnitt aller Webdesigner. Ob die Werte netto oder brutto angegeben sind, steht in der Auswertung nicht; üblich sind Netto-Stundensätze, aber das ist eine Annahme. Für Agenturen haben wir keine vergleichbare, nachprüfbare Erhebung gefunden und nennen deshalb keine Agentur-Stundensätze.

Für den Vergleich zählt deshalb nicht der Stundensatz, sondern der Gesamtpreis für einen klar beschriebenen Umfang, plus die laufenden Kosten für Hosting und Wartung. Wovon der Preis einer Website abhängt, erklärt Was kostet eine Firmenwebsite?. Wenn Sie bereits konkrete Angebote auf dem Tisch haben, hilft die Vorlage in Website-Angebote vergleichen, sie Zeile für Zeile vergleichbar zu machen.

Ein Kostenpunkt, der oft fehlt: die Künstlersozialabgabe

Beauftragen Sie für Ihr Unternehmen selbständige Künstler oder Publizisten, etwa für Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit, kann Ihr Unternehmen nach § 24 Abs. 2 KSVG zur Künstlersozialabgabe verpflichtet sein. Voraussetzung ist, dass die Entgelte in einem Kalenderjahr insgesamt 1.000 € übersteigen. Der Abgabesatz beträgt 2026 laut Künstlersozialkasse 4,9 %.

Webdesign kann darunter fallen. Die Künstlersozialkasse bewertet Webdesign in ihrer Checkliste für Eigenwerber als künstlerische Tätigkeit, wenn Seiten unter ästhetischen und funktionalen Gesichtspunkten gestaltet und programmiert werden. Reine Web-Administration, also technische Einrichtung und Pflege, zählt dort nicht dazu.

Zahlungen an eine GmbH, AG, OHG oder KG gehören laut Künstlersozialkasse nicht zur Bemessungsgrundlage. Hier unterscheiden sich die Modelle also tatsächlich: Bei einem Freelancer, der als Einzelunternehmer abrechnet, kann die Abgabe für Sie anfallen, bei einer Agentur in der Rechtsform einer GmbH in der Regel nicht.

Verfügbarkeit und Ausfallrisiko

Der größte strukturelle Unterschied ist nicht der Preis, sondern die Frage, was passiert, wenn jemand ausfällt. Bei einem Freelancer hängt das ganze Projekt an einer Person. Krankheit, Urlaub, ein großer anderer Auftrag oder die Aufgabe der Selbständigkeit können Ihr Projekt stoppen.

Das ist kein Argument gegen Freelancer, sondern eines für klare Absprachen:

• Gibt es eine Vertretung, und kennt sie Ihr Projekt?
• Liegen Code, Zugänge und Dokumentation an einem Ort, auf den Sie selbst zugreifen können?
• Wie viele Projekte betreut die Person parallel, und wann ist sie erreichbar?

Bei Agenturen ist das Ausfallrisiko geringer, aber nicht null. Auch dort gibt es Fluktuation, und Ihr Projekt kann von einer Person zur nächsten wandern. Fragen Sie, ob die Personen aus dem Erstgespräch später auch an Ihrem Projekt arbeiten oder ob Teile an freie Mitarbeiter oder Subunternehmer gehen.

Breite der Fähigkeiten: Design, Technik, Texte, SEO

Eine Website braucht mehr als Gestaltung und Programmierung. Typische Bausteine sind Seitenstruktur, Texte, Bilder, Design, technische Umsetzung, Suchmaschinen-Grundlagen, Rechtstexte und nach dem Launch Wartung.

Kaum ein Freelancer deckt alles davon gleich gut ab. Das ist in Ordnung, wenn Sie wissen, welche Teile fehlen, und sie selbst übernehmen oder separat vergeben. Problematisch wird es, wenn Sie annehmen, dass „Website“ automatisch Texte und SEO enthält.

Eine Agentur hat die Disziplinen eher im Haus. Dafür bezahlen Sie auch für Koordination. Bei einem kleinen Projekt kann dieser Anteil spürbar sein, bei einem großen Relaunch ist er oft der eigentliche Wert.

Klären Sie vor jedem Auftrag in einer Zeile pro Baustein, wer ihn liefert: Sie, der Auftragnehmer oder ein Dritter. Impressum und Datenschutzerklärung bleiben dabei in der Regel Ihre Verantwortung, egal wer die Website baut. Mehr dazu in Website selbst erstellen oder erstellen lassen?.

Kommunikation und Projektablauf

Bei einem Freelancer sprechen Sie direkt mit der Person, die umsetzt. Das ist schnell und vermeidet Missverständnisse über mehrere Stationen. Es setzt aber voraus, dass Sie selbst einen Teil der Projektleitung übernehmen: Feedback bündeln, Inhalte liefern, Entscheidungen treffen.

Bei einer Agentur übernimmt meist eine Projektleitung diese Rolle. Das entlastet Sie, bringt aber Termine, Freigabeschleifen und manchmal Abstand zur Umsetzung mit sich.

Kleine Studios mit Festpreis arbeiten oft mit einem festen Ablauf und wenig Abstimmung. Das ist effizient, wenn Ihr Projekt in diesen Ablauf passt, und unbequem, wenn Sie viele Gespräche oder Workshops erwarten.

Verträge, Nutzungsrechte und Übergabe

Design, Texte, Fotos und unter Umständen auch Code können urheberrechtlich geschützt sein. Wer sie erstellt, kann Ihnen nach § 31 UrhG Nutzungsrechte einräumen, und zwar einfach oder ausschließlich, räumlich, zeitlich oder inhaltlich beschränkt.

Wichtig ist § 31 Abs. 5 UrhG: Sind die Nutzungsarten im Vertrag nicht ausdrücklich einzeln bezeichnet, bestimmt sich ihr Umfang nach dem Vertragszweck. Ob Sie das Design später von jemand anderem weiterentwickeln lassen oder den Code auf einen anderen Server umziehen dürfen, ist dann im Zweifel offen. Das gilt bei Freelancern und Agenturen gleichermaßen.

Regeln Sie deshalb schriftlich, bevor Sie unterschreiben:

• welche Nutzungsrechte Sie an Design, Code, Texten und Bildern erhalten, und ob sie ausschließlich sind,
• wer Lizenzen für Schriften, Bilder, Themes oder Plugins hält und ob sie auf Sie übertragbar sind,
• auf wessen Namen Domain, Hosting und externe Konten laufen,
• was bei Projektende oder Kündigung übergeben wird: Zugänge, Code, Datenbank-Export, Dokumentation.

Bei Freelancern ist die Übergabe besonders wichtig, weil es ohne Vertretung keine zweite Person gibt, die das Wissen hat. Bei Agenturen sollten Sie prüfen, ob Übergabe und Wechsel ausdrücklich vorgesehen sind oder ob die Website nur im Rahmen eines laufenden Vertrags weiterbetrieben werden kann. Diese Fragen ersetzen keine rechtliche Beratung. Bei größeren Projekten lohnt ein Blick durch einen Anwalt auf den Vertrag.

Die dritte Option: kleine Studios und Festpreis-Pakete

Zwischen Freelancer und Agentur gibt es Anbieter, die einen klar abgegrenzten Leistungsumfang zum festen Preis verkaufen. Das können kleine Studios sein, Freelancer mit Paketen oder produktisierte Angebote größerer Anbieter. Ichii gehört zu dieser Gruppe.

Der Vorteil: Sie wissen vorher, was Sie bekommen und was es kostet. Es gibt keine Stundenabrechnung, die aus dem Ruder läuft. Der Nachteil: Alles außerhalb des Pakets kostet extra oder wird gar nicht angeboten. Ein Festpreis ist nur dann günstig, wenn Ihr Projekt wirklich in das Paket passt.

Prüfen Sie bei jedem Festpreis-Angebot:

• Wie viele Seiten, Sprachen und Korrekturrunden sind enthalten?
• Wer liefert Texte und Bilder, und was kostet es, wenn Sie das nicht können?
• Was ist ausdrücklich ausgeschlossen, etwa Shop, Buchung, neue Texte, Umzug aller alten Inhalte?
• Was kostet der Betrieb danach, also Hosting und Wartung?

Wie das bei Ichii konkret aussieht: Sie zeigen uns Ihre bisherige Website und Beispiele, die Ihnen gefallen. Wir kümmern uns um die technische Umsetzung im vereinbarten Leistungsumfang. Für die Firmenwebsite bedeutet das bis zu 10 Seiten in einer Sprache mit einer Korrekturrunde. Umfangreiche neue Texte, weitere Sprachen, Shops und Sonderfunktionen sind nicht enthalten und werden separat angeboten. Alle Details stehen auf der Seite Firmenwebsite zum Festpreis.

Entscheidungsmatrix nach Projekttyp

Die Matrix zeigt Tendenzen, keine festen Regeln. Ein spezialisierter Freelancer kann im Einzelfall auch einen Shop gut umsetzen, und eine kleine Agentur kann für eine einfache Website sinnvoll sein, wenn Sie Texte und Konzept mit einkaufen wollen.

Zwei Fälle verdienen eine ehrliche Klarstellung. Für einen Relaunch mit vielen Seiten, bei dem bestehende Rankings erhalten bleiben sollen, ist ein Anbieter mit nachweisbarer SEO- und Relaunch-Erfahrung die bessere Wahl. Ichii verspricht weder den Umzug aller alten Inhalte noch den Erhalt von Rankings. Was bei einem Relaunch technisch zu beachten ist, steht in Website-Relaunch planen: Inhalte, Weiterleitungen und SEO erhalten.

Für eine größere Web-App mit vielen Integrationen oder mehreren Unternehmen auf einer Plattform ist ein Team mit Projektleitung und laufender Weiterentwicklung meist sinnvoller als eine Einzelperson oder ein Einstiegspaket.

Checkliste: Fragen an Freelancer und Agenturen

Diese Fragen zielen auf die Unterschiede zwischen den Modellen. Allgemeine Fragen zur Auswahl eines Dienstleisters, etwa zu Referenzen und Arbeitsweise, finden Sie in Die richtige Webdesign-Agentur finden.

Was nach dem Launch an Pflege anfällt und wie Sie Wartungsangebote einordnen, beschreibt Website-Wartung: Was sie umfasst und was extra kostet.

So treffen Sie die Entscheidung

Beschreiben Sie zuerst Ihr Projekt in wenigen Zeilen: Seitenzahl, Sprachen, Funktionen, wer Texte liefert und wer die Website danach pflegt. Ordnen Sie es dann in die Matrix ein.

Holen Sie anschließend zwei bis drei Angebote aus den passenden Spalten ein, nicht nur aus einer. Ein Freelancer und eine Agentur, die beide auf denselben Umfang anbieten, zeigen Ihnen schnell, wo die Unterschiede wirklich liegen: im Umfang, im Risiko und in der Übergabe, nicht nur im Preis. Wenn Sie wissen möchten, wie Ichii dabei kalkuliert, finden Sie die Preise auf der Seite Preise und Leistungsumfang.